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07 juin, 2018

Appel d’offres – Directeur(trice) artistique/technique Gala JPA 2019

Date de l’appel des soumissions : 6 juin 2018
Date de réception des soumissions : 4 juillet 2018, 17 h

1. CLIENT

Jeune chambre de commerce de Québec 900 boulevard René-Lévesque Est, bur. 600 Québec (Québec) G1R 2B5

Mission

La Jeune chambre de commerce de Québec (JCCQ) regroupe près de 650 membres animés d’une vision d’avenir, et surtout, de la volonté de bâtir, maintenant, le Québec de demain. Sa mission est d’être un réseau convivial et de créer des opportunités de développement personnel et professionnel pour des gens d’affaires dynamiques. La JCCQ a comme vision d’être : une jeune chambre de commerce de référence, un réseau incontournable, un acteur d’influence et ouverte au projet de ses membres.

Pour en savoir plus, consultez notre Site Web : www.jccq.qc.ca

2. PERSONNE-RESSOURCE

Madame Mélissa Talbot
Coordonnatrice aux événements
Tél.: 418.622.6937 poste 102 Cell.: 418.998.6937 Courriel: mtalbot@jccq.qc.ca

3. OBJECTIFS DU MANDAT

La Jeune chambre de commerce de Québec (JCCQ) organise annuellement le Gala de la jeune personnalité d’affaires Banque Nationale au Capitole de Québec. Cet événement d’envergure accueille près de 500 personnes et vise à présenter, à reconnaître et à nommer LA jeune personnalité d’affaires de l’année parmi huit jeunes personnalités gagnantes issues de secteurs d’activités différents. Cette année l’événement célébrera ses 27 ans.

La JCCQ souhaite obtenir un contrat clé en main concernant l’organisation technique (incluant les frais de location/achat de matériel) et artistique de l’événement.

Date de l’événement: Fin février 2019

4. SECTEUR D’ACTIVITÉ DU MANDAT

La JCCQ tiendra son 27e Gala JPA et souhaite actualiser le concept, de façon à maintenir des standards de qualité élevés comme pour les éditions précédentes. Puisqu’il s’agit d’un événement de grande envergure dans la communauté d’affaires de Québec, la JCCQ souhaite y ajouter un effet WOW!

La thématique de cette édition sera à déterminer en collaboration avec le comité organisateur du gala, à l’été 2018.

5. CONTENU DU MANDAT

Le mandat du professionnel recherché sera décliné de la façon suivante:

En collaboration avec la JCCQ, les partenaires de la JCCQ (graphiste, vidéaste et photographe) ainsi que les membres du comité gala, l’organisation sélectionnée devra prendre en charge les responsabilités suivantes:

  • Conception et mise en scène de l’événement
    • Direction artistique;
    • Arrangements musicaux;
    • Scénario;
    • Artistes (recherche, gestion et supervision) :
      • La JCCQ souhaite avoir un numéro d’ouverture avec les 8 JPA;
      • La JCCQ souhaite avoir un numéro de variétés (mi-spectacle); o Costumes, maquillages, etc.;
      • La JCCQ souhaite avoir un numéro d’ouverture avec les 8 JPA;
      • La JCCQ souhaite avoir un numéro de variétés (mi-spectacle); o Costumes, maquillages, etc.
    • Costumes, maquillage, etc.
  • Décor – réalisation, location et/ou achat;
  • Design visuel:
    • Conception éclairage;
    • Conception scénographique;
    • Esquisses, listes et plans;
  • Direction technique:
    • Plans et devis;
    • Aiguillage;
    • Captation vidéo sur place;
    • Techniciens de lors de la soirée;
    • Location et transport matériel technique;
    • Opération VTR;
  • Sonorisation:
    • Pré-production et sur place;
  • Captation vidéo de l’événement et fournir un montage final en DVD ou sur une clé USB.

L’organisation sélectionnée devra être disponible pour 6 rencontres obligatoires:

  1. Rencontre entre la direction artistique et la permanence de la JCCQ (mi-juillet)
  2. Rencontre pour connaître les idées des membres du comité gala JPA et de la coordonnatrice aux événements, afin d’établir ensemble les bases de la 27e édition du gala (fin juillet/ début août);
  3. Rencontre avec les 8 JPA pour discuter du numéro d’ouverture (fin novembre);
  4. Présence durant une partie du « shooting » photos pour les 8 JPA et le président d’honneur (début décembre);
  5. Rencontre avec les membres du Comité Gala JPA et la coordonnatrice aux événements pour les tenir informer des éléments du Gala (janvier).
  6. Rencontre avec l’animateur de l’événement et la coordonnatrice aux événements (début février)

6. PRÉPARATION DE LA SOUMMISSION
Frais des soumissions : Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement relativement aux frais encourus pour la préparation de sa soumission.

7. CONTENU DE L’OFFRE DE SERVICE

Afin d’être considérée, l’offre de service devra comprendre :

  • Une note sur votre compréhension du mandat et votre motivation à y participer;
  • Une description des ressources humaines qui seront affectées au mandat;
  • Les coûts ventilés selon les portions du mandat, ainsi qu’un tarif forfaitaire pour l’ensemble du mandat;
  • Prévoir une disposition d’assurance-qualité;
  • Tout autre élément jugé pertinent à la présente soumission.

Transmettez votre offre de service en copie électronique à l’attention de Mélissa Talbot.

8. ACCEPTATION DES SOUMISSIONS

La JCCQ n’acceptera aucune soumission en haut de 25 000$.
La JCCQ n’est pas tenue d’accepter la plus basse ni aucune autre des soumissions.
La JCCQ se réserve le droit d’annuler le projet en cas de force majeure ou advenant le manque de financement adéquat. La JCCQ se réserve la possibilité de favoriser l’octroi du contrat à un membre de l’organisation.

9. PÉRIODE CONTRACTUELLE

L’entente débutera dès la signature du contrat, et demeurera en vigueur jusqu’à la tenue de l’événement.
L’entente pourra être reconduite aux mêmes prix et conditions pour une période additionnelle de douze (12) mois, et ce, à l’égard de la satisfaction de la Jeune chambre de commerce de Québec et après une entente entre les parties.

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